Software

Inkoopsoftware

Waaraan moet een inkoopprogramma voldoen!

Er bestaat een groot aantal software programma’s voor Inkoop en logistiek. Om de juiste keuze te kunnen maken is het noodzakelijk dat er eerst een goede inventarisatie gemaakt wordt van de gewenste en noodzakelijke functies in het programma. Met andere woorden stel een programma van eissen op waaraan het programma moet voldoen.

Onderdeel van het onderzoek dat moet leiden tot een programma van eissen, is het maken van een documenten en informatiestroom, zowel de formele als de informele.
Deze informatie dan leggen op de gewenste situatie en beoordelen waar de verschillen liggen.
Het aan te schaffen programma moet geschikt zijn om de gewenste informatie stroom te beheersen.

Contractbeheer en Contractmanagement.

Als onderdeel van een nieuw software programma. Kan ook als separate applicatie aangeschaft worden. Bij kleinere bedrijven is een eenvoudige database applicatie wellicht voldoende.

Contractbeheer en Contractmanagement is een integraal onderdeel van het inkoopproces, hoewel niet alleen inkoopcontracten beheerd moeten worden. Het vastleggen in een database van de contracten en het creƫren van signaleringsmogelijkheden is op zich niet moeilijk.
Voor Managen ligt dat anders. Managen houdt in, dat gestimuleerd wordt, dat contracten ook volgens de afspraken gebruikt worden en dat zowel de prestaties van de leverancier gemeten kunnen worden als de interne prestaties. Bij een geautomatiseerd inkoopproces zijn deze zaken gewaarborgd. Gebruikers worden automatisch naar de gecontracteerde leverancier geleid, als zij een aanvraag opstellen en de afgesproken prijzen en condities verschijnen op het orderformulier. Naderhand kan over de gerealiseerde afname en over Maverick Buying( inkopen buiten de contracten om) gerapporteerd worden en kunnen de leveranciersprestaties gemeten worden.
In een dergelijke database kan ook bijgehouden worden of een leverancier gecertificeerd is, welke certificaten er zijn en wanneer ze verlopen.
Bij een organisatie die zelf bv volgens ISO gecertificeerd is is dit noodzakelijk.